Как создать шаблон сообщения на почте гугл. Как в Gmail упростить массовую отправку одинаковых писем

Борьба с переполненным почтовым ящиком - это настоящий ад. Вид папки входящих с трехзначным числом непрочитанных писем может ввергнуть в депрессию даже самого отъявленного оптимиста. Пока вы пытаетесь ответить хотя бы на самые важные послания, другие, быть может тоже нужные письма, могут ждать своей очереди несколько недель. Люди, не получив ответа на свои письма, отворачиваются от вас или начинают бомбардировать повторными сообщениями, что тоже не торт. Чтобы не допускать такого положения дел в Gmail есть отличный инструмент, позволяющий значительно упростить обработку корреспонденции, в том числе в автоматическом режиме.

1. Для включения функции Шаблоны ответов следует щелкнуть по кнопке с шестеренкой и выбрать пункт Настройки .

2. В новом окне переходим на вкладку Лаборатория и ищем в списке функцию Шаблоны ответов . Отмечаем пункт Включить.

3. Возвращаемся обратно в основной интерфейс Gmail и нажав на кнопку Написать начинаем создание нового письма. Здесь мы видим на панели инструментов новую ссылку Готовые ответы. Щелчок по этой ссылке открывает выпадающий список, разделенный на три части.

Раздел Сохранить позволяет создать новый или изменить существующий шаблон. Щелчок по имени шаблона в разделе Вставить приведет к вставке текста в тело письма, в раздел Удалить отвечает за удаление уже ненужных шаблонов.

4. Вы можете настроить автоматическую отсылку нужного шаблона на основе заданного фильтра. Для этого в настройках Gmail на вкладке Фильтры создайте новый фильтр и задайте один из созданных заранее готовых ответов.

Таким образом, вы сможете настроить автоответчик, который будет самостоятельно отвечать надлежащим образом на письма соответствующие заданным вами параметрам.

Уметь быстро и эффективно пользоваться электронной почтой — важный навык для человека, ценящего своё время. Думаю, практически все сегодня уже знают о гугловской почте и умеют этим сервисом пользоваться (если нет, срочно читайте «). И это замечательно.
Но у Gmail припрятана пара тузов в рукаве 😉 Популярный почтовый сервис от Google может намного больше, чем просто отправлять письма. Ярлыки, параметры и прочие полезности, позволяющие пользователю настроить Gmail «под себя».

1. Быстрые клавиши.

Как делать все, что вы делаете в Gmail, нажатием пары клавиш? Сервис предоставляет вам такую возможность. Некоторые из комбинаций клавиш действуют по умолчанию, другие придется включить — нажимаем на шестеренку справа, потом «Настройки» > «Лаборатория» > «Быстрые клавиши» и отмечаем «Включить». Вот можно посмотреть полный список горячих клавиш, позволяющих сделать все что угодно без помощи мыши.

2. Отмена отправки письма.

Иногда слишком быстрое нажатие кнопки «отправить» может вызвать настоящую паническую атаку. Don’t panic! Всё еще можно исправить!

Вот как это можно устроить. Заходим в «Настройки» > «Лаборатория» > «Отмена отправки письма» и отмечаем «Включить». Лучше сразу же проверить, все ли работает, все-таки «Лаборатория» — раздел экспериментальный, и Google честно предупреждает нас, что некоторые функции могут заглючить или вовсе вырубиться напрочь. Впрочем, конкретно этой функции уже не первый год исполнился, и особых проблем с ней не наблюдается.

Теперь сразу после отправки на появляющейся в верхней части окна Gmail желтой полосе, рядом с надписью «Письмо отправлено», будет стоять «Отменить» и «Просмотреть сообщение». Если в течение нескольких секунд вы нажмете «Отменить», ваше письмо снова превратится в черновик.

3. Поиск писем с вложениями.

Если вы точно знаете, что в искомом письме было вложение, можете добавить к вашему запросу в строке поиска «has:attachment» . Так Gmail выдаст в результатах поиска только письма с прикрепленными к ним файлами, намного упрощая задачу по поиску нужного письма.

4. Шаблоны ответов.

Вы заметили, что постоянно отправляете письмо с одним и тем же текстом? Возможно, будет удобнее настроить шаблоны автоматических ответов.

Нажимаем на шестеренку, заходим в «Настройки» > «Лаборатория» > «Шаблоны ответов» и отмечаем «Включить».

Сохранив изменения, переходим к созданию нового сообщения. В правом нижнем углу рядом со значком корзины есть стрелка — нажав на нее, увидите «Шаблоны ответов». Теперь вы можете отправлять заранее заготовленные ответы: всего пара кликов — и идете дальше заниматься своими делами.

5. Ускорение загрузки.

Если Gmail загружается медленно, а ждать совершенно некогда или не хочется, можно воспользоваться базовой HTML-версией. Для этого при загрузке Gmail нужно кликнуть соответствующую надпись в правом нижнем углу или добавить к URL «/?ui=html» (работает при использовании mail.google.com).

Работа с версией без JavaScript подразумевает отключение некоторых функций сервиса, но самые нужные опции будут доступны.

6. Точки и плюсы в адресах.

Когда дело доходит до точек и знаков «+» в адресах электронной почты, у Gmail есть что-то вроде слепого пятна — почтовый ресурс их попросту в упор не видит и не воспринимает.

Точнее, в случае с точками сервис не воспринимает их самих как символы, а в случае с «+» он не видит, что следует за этим знаком. Эту интересную особенность можно использовать для настройки фильтров. Например, подписываясь на рассылку о новостях про Гугл, я указываю не [email protected], a imya.familya+newaboutgoogle @gmail.com, а потом создаю соответствующий фильтр на «imya.familya+googlenews» и все письма падают в отдельную папочку, не забивая основной ящик.

С точкой это работает несколько иначе: [email protected], [email protected] и [email protected] - это одно и то же с точки зрения Gmail.

7. «Умные» ярлыки.

Gmail по умолчанию сортирует письма по четырем категориям: «Соцсети», «Промоакции», «Оповещения» и «Форумы», а остальные сообщения попадают в «Несортированные». Если вас такое положение дел не устраивает, все можно поменять. Нажимаем на шестеренку, затем «Папка «Входящие», и отмечаем галочками нужные нам вкладки.

8. Значок непрочитанных сообщений.

Если вы как я — любите держать в браузере кучу открытых вкладок и хотите видеть, есть ли у вас непрочитанные письма, не переходя на вкладку Gmail, вам может понравиться такая функция, как отметка о количестве непрочитанных сообщений.

И снова, «Настройки» > «Лаборатория» > «Значок непрочитанных сообщений» и отмечаете «Включить».

Маленькая циферка будет указывать, сколько новых писем ждут своей очереди в почтовом ящике.

9. Звезды.

Многим пользователям Gmail известно, что можно быстренько пометить какое-либо важное письмо желтой звездочкой. Однако не все знают, что сервис предоставляет целый ряд символов, различающихся по форме и цвету.

Переходим в «Настройки» > «Общие» > «Звезды» . Здесь можно выбрать приглянувшиеся вам символы. Если вы относитесь к разряду любителей лепить цветные стикеры на все и вся — это для вас.

10. Пользовательские темы оформления.

Надоели стандартные темы от разработчиков? Создай свою!
Это конечно относится не столько к эффективности, сколько к удовольствию от использования сервиса, но тем не менее. Про удовольствия тоже не стоит забывать.

Заходим в «Настройки»> «Темы» > «Пользовательские темы оформления» .

Здесь можно выбрать светлую или темную цветовую схему для будущей темы или загрузить собственные изображения. Ура!

А какими фишками Gmail вы пользуетесь? Оставляйте свои отзывы и вопросы в комментариях!

Если вам необходимо ежедневно рассылать электронную почту, написанную по одному шаблону, разным адресам через Gmail, тогда нужно упростить вашу работу. Google почта дает возможность перестать копипастить текст письма, а вместо этого предлагает пользоваться заранее созданными. Останется только впечатать персональные данные в каждое послание.

Для этого у Gmail есть функция под названием «Шаблоны ответов », которая позволяет быстро вставлять ранее созданный текст в новое письмо. Она по умолчанию не активна и ее необходимо включить.

Для активации «Шаблонов ответов» перейдите в раздел настроек почты на страницу «Лаборатория». Прокрутите ее в самый низ, включите плагин «Шаблоны ответов» и сохраните изменения.

Затем необходимо создать шаблоны. Для этого просто напишите текст письма-заготовки и нажмите на стрелку, которая находится в правом нижнем углу экрана. Перейдите в раздел «Шаблоны ответов» и щелкните на кнопку «Создать готовый ответ».

Чтобы вставить созданный шаблон, нужно при создании нового письма войти в меню «Шаблоны ответов» и выбрать нужный.

Борьба с переполненным почтовым ящиком — это настоящий ад. Вид папки входящих с трехзначным числом непрочитанных писем может ввергнуть в депрессию даже самого отъявленного оптимиста. Пока вы пытаетесь ответить хотя бы на самые важные послания, другие, быть может тоже нужные письма, могут ждать своей очереди несколько недель. Люди, не получив ответа на свои письма, отворачиваются от вас или начинают бомбардировать повторными сообщениями, что тоже не торт. Чтобы не допускать такого положения дел в Gmail есть отличный инструмент, позволяющий значительно упростить обработку корреспонденции, в том числе в автоматическом режиме.

Экспериментальная функция Шаблоны ответов позволяет быстро и удобно использовать заранее созданные заготовки при написании письма. Это может вам пригодиться в том случае, если вы получаете много писем, на которые необходимо дать примерно одинаковый формальный ответ. Или тогда, когда большой обстоятельный ответ вы планируете написать в свободное время, а сейчас просто ограничитесь коротким извещением: «ваше письмо получил, отвечу на выходных». И человеку приятно, и вы не прослывете невежей.

1. Для включения функции Шаблоны ответов следует щелкнуть по кнопке с шестеренкой и выбрать пункт Настройки .

2. В новом окне переходим на вкладку Лаборатория и ищем в списке функцию Шаблоны ответов . Отмечаем пункт Включить .

3. Возвращаемся обратно в основной интерфейс Gmail и нажав на кнопку Написать начинаем создание нового письма. Здесь мы видим на панели инструментов новую ссылку Готовые ответы . Щелчок по этой ссылке открывает выпадающий список, разделенный на три части.

Раздел Сохранить позволяет создать новый или изменить существующий шаблон. Щелчок по имени шаблона в разделе Вставить приведет к вставке текста в тело письма, в раздел Удалить отвечает за удаление уже ненужных шаблонов.

4. Вы можете настроить автоматическую отсылку нужного шаблона на основе заданного фильтра. Для этого в настройках Gmail на вкладке Фильтры создайте новый фильтр и задайте один из созданных заранее готовых ответов.

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы , в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail .

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google» , в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу .

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail , который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции .

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции» .

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail . Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем . Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail . Называется она «Шаблоны ответов» .

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail , мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail . Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

1. Пишем новое письмо.
2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ...»

1. Создаем новое письмо в Gmail.
2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
3. Наслаждаемся полученным результатом.

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем , управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы» , вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям . В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям ? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма» .

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100% ?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры» .

1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

3. Настраиваем условия фильтра

1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
2. Выбираем нужный шаблон ответа.
3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «[email protected]» , можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена , будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?