Отложен с резервированием. Как настроить автоматическое снятие резервов по заказам

Многие компании используют механизмы резервирования товаров в 1C. Данное описание подходит для программ «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» и «Управление производственным предприятием».

Действительно, механизм резервирования очень удобный - можно поставить резерв на товар для клиента, отгрузить зарезервированные товары, снять резерв при необходимости. К сожалению, наша практика автоматизации торговли показывает, что не все пользователи до конца понимают работу механизма резервирования.

В этой статье мы постараемся исправить ситуацию, рассмотрим основные принципы резервирования и ответим на следующие вопросы:

1. Как можно зарезервировать товар?
2. Как можно снять резерв, в каких случаях это происходит автоматически?
3. В каких отчетах можно посмотреть информацию о резервах?

Резервирование товара

Способ №1 - в заказе покупателя

В момент оформления заказа покупателя можно зарезервировать товары, указанные в заказе.

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

Для этого в таблице товаров нужно в колонке «Размещение» указать склад, на котором вы хотите сделать резерв.

Если вручную выбирать склад вы не хотите, в заказе есть кнопка «Заполнить и провести». Нажатие на эту кнопку вызывает автоматическое заполнение размещений и проведение заказа. Кнопка доступна только при оформлении заказа сегодняшним днем.

Способ №2 - в корректировке заказе покупателя

Для исправления заказа покупателя многие пользователи создают документ «Корректировка заказа покупателя», указывая в нем добавляемые и удаляемые из заказа позиции.

Создать корректировку можно на основании заказа или вручную.

Меню: Документы - продажи - Корректировка заказа покупателя

Корректировка заказов покупателя также может устанавливать резерв, как и заказ покупателя. Указывайте склад в колонке «Размещение» или пользуйтесь кнопкой «Заполнить и провести».

Способ №3 - в документе «Резервирование товаров»

Поставить резерв можно отдельным документом «Резервирование товаров». Его можно создать на основании заказа покупателя или вручную.

Для того чтобы поставить резерв, нужно указать заказ, резервируемый товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Новое размещение». В момент проведения документа будет установлен резерв.

Способ №4 - в момент поступления товаров

Этот способ действует, только если вы делаете заказы поставщикам для обеспечения заказов покупателей. В таком случае в заказе поставщику указывается, для какого покупателя заказан данный товар.

Меню: Документы - Закупки - Поступления товаров и услуг

Для установки резерва в поступлении товаров должна быть заполнена колонка «Заказ покупателя».

Если поступление создавалось на основе заказа поставщику, то заказы покупателей заполнятся автоматически. Выбирать заказ покупателя в поступлении товаров, если товар заказывался поставщику не для этого покупателя, а просто на склад, настоятельно не рекомендуется.

Способ №5 - во внутреннем заказе

Внутренний заказ используется для заказа товаров со склада собственным подразделением или складом.

Меню: Документы - Запасы (склад) - Внутренние заказы

Во внутреннем заказе, как и в заказе покупателя, присутствуют колонка «Размещение» и кнопка «Заполнить и провести», позволяющие поставить номенклатуру в резерв.

Это основные способы установки резерва. Самым популярным способом, естественно, является постановка резерва через документ «Заказ покупателя».

Помимо этих способов, есть другие варианты, когда программа может установить резерв:

• В корректировке внутреннего заказа (по аналогии с корректировкой заказа покупателя)
• В документе «Приходный ордер на товары», если установлен флаг «Без права продажи» (товары берутся на ответственное хранение)
• В документе «Возврат товаров от покупателя» - при возврате товара, который был продан из резерва
• В документе «Авансовый отчет», если подотчетник съездил за товарами по заказу поставщику (по аналогии с поступлением товаров).  

Снятие товара с резерва в 1С

Способ №1 - в реализации товаров

В момент отгрузки товаров в программе оформляется документ «Реализация товаров и услуг».

Меню: Документы - Продажи - Реализации товаров и услуг

Если по заказу покупателя были зарезервированы товары, то в момент реализации резерв необходимо снять. Для того чтобы резерв с товаров был снят, нужно в таблице «Товары» указать способ списания «Из резерва».

В случае заполнения реализации товаров на основании заказа покупателя, программа сама определяет какой товар в резерве, а какой будет списан из свободного остатка на складе. Будьте очень внимательны при заполнении документа вручную: если указать способ списания «Со склада», товар спишется, но резерв по нему не снимется и «повиснет».

Способ №2 - в документе «Закрытие заказов покупателей »

Этот документ используется для закрытия заказов, по которым были не отгружены какие-то товары или клиент вообще отказался от покупки.

Меню: Документы - Продажи - Закрытие заказов покупателя

В документе указываются заказы покупателей, которые необходимо закрыть. В момент проведения документа программа проверяет, есть ли по указанным заказам резервы. Если есть резервы, то они автоматически снимаются.

После проведения документа по всем входящим в него заказам не будет никаких резервов.

Способ №3 - в документе «Резервирование товаров »

Помимо установки резерва, этот документ можно использовать также и для снятия резерва.

Меню: Документы - Продажи - Резервирование товаров

Для того чтобы снять резерв нужно указать заказ, товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Исходное размещение». В момент проведения документа будет снят резерв.

Примечание: одним документом можно одновременно снять резерв с одного склада и зарезервировать товар на другом, если заполнить и исходное, и новое размещение.

Способ №4 - в «Требовании-накладной » или «Перемещении товаров »

Документы «Требование-накладная» и «Перемещение товаров» используются для списания товаров на затраты подразделения и перемещения товаров с одного склада на другой соответственно.

Меню: Документы - Запасы (склад) - Перемещение товаров

Меню: Документы - Запасы (склад) - Требование-накладная

Если документы оформляются на основе внутреннего заказа, в котором был установлен резерв, то в момент проведения документов необходимо резерв снять. Для снятия резерва должна быть заполнена колонка «Документ резерва»:

Примечание: если перемещение товаров делается из резерва для покупателя, то программа не только снимает резерв на складе отправителе, но и устанавливает его на складе получателе.

Эти способы снятия резерва наиболее популярные, но есть и другие возможные ситуации:

• В документе «Списание товаров», если заполнен «Документ резерва» в таблице «Товары»
• В документе «Расходный ордер на товары», когда возвращаются контрагенту товары, принятые раньше на ответственное хранение без права продажи
• В документах «Корректировка заказа покупателя» и «Корректировка внутреннего заказа», если указано отрицательное количество товара и заполнено размещение
• В документе «Закрытие внутренних заказов» (по аналогии с закрытием заказов покупателей)  

Отчеты по резервированию товаров

Чтобы контролировать резервы на складе, необходимо пользоваться отчетами, благодаря им вы всегда будете знать, какие товары находятся в резерве.

Отчет «Товары в резерве на складах»

Этот отчет предназначен исключительно для получения информации по резервам. Благодаря ему вы всегда можете узнать: какие товары, по какому заказу и на каком складе находятся в резерве.

Отчет можно настраивать: ставить отборы, менять состав группировок и т.д.

Отчет «Анализ доступности товаров на складах»

Этот отчет показывает более подробную информацию об остатке товара на складе. В нем вы можете посмотреть остаток товара на складе, резерв, количество товара, заказанного у поставщика, и другую информацию:

Обработка убирает проблему зависших резервов, т.е. позволяет автоматически снимать резервирование товаров под неотгруженные и неоплаченные заказы клиента (ЗК). При этом минимальный срок давности резервов для снятия вы можете настроить самостоятельно.

Обращаю ваше внимание на то, что автоматически снимаются резервы только по тем ЗК, по которым еще не было отгрузки и не поступала оплата от покупателя (для корректной работы необходимо вести учет взаиморасчетов с контрагентами в разрезе ЗК ).

Ввод настроек снятия резервов

При добавлении обработки у вас появится две команды:

Сейчас нас интересует команда Настройки .

В настройках необходимо выбрать тип данных, где будем указывать минимальное количество дней резерва для снятия, варианты такие:

• соглашение с клиентом (типовое или индивидуальное),
• настройки пользователя,
• заказ клиента.

Если у вас для разных ЗК разный срок резервирования, то имеет смысл устанавливать его для каждого ЗК отдельно. В противном случае имеет смысл установить общее количества дней резерва для конкретного менеджера или соглашения с клиентом.

При установке признака Закрывать заказ в документе не только будет изменяться вариант обеспечения на Не обеспечивать , но и будут отменяться строки ЗК, а для него самого будет установлен статус Закрыт .

Есть возможность отправлять письмо клиенту (и контактному лицу, выбранному в ЗК) при снятии резерва. Для этого нужно установить соответствующий признак и заполнить тему и текст письма. При этом можно использовать как произвольные символы, так и заменяемые параметры из самого ЗК, заключенные в квадратные скобки. Полный список параметров можно посмотреть по кнопке Справка .

Можете выбрать конкретную учетную запись электронной почты, от которой будет отправляться электронное письмо.

На следующем шаге надо настроить расписание для автоматического снятия резервов.

Выполнение обработок по расписанию поддерживается только в клиент-серверных версиях 1С. О том, что делать в файловых версиях, читайте ниже.

Теперь нам нужно в ЗК указать максимальное количество дней резерва (именно заказ в качестве источника мы указали в настройках). Нужных реквизитов в типовой конфигурации для хранения такой информации нет, поэтому создаем дополнительный реквизит Дней резерва .

В открывшемся списке создаем новый доп. реквизит с типом Число:

Доп. реквизит необходимо назвать именно Дней резерва , иначе обработка не сработает.

Заполняем значение реквизита в ЗК:

Автоматическое снятие резервов по заказу

После выполнения обработки по расписанию резерв по ЗК снимается, строки отменяются, а сам документ закрывается:

На почту клиенту приходит такое письмо:

При снятии резерва также создается запись в журнале регистрации (для справки):

Что делать, если у вас файловая база

Если у вас файловая база, то несмотря на настроенное расписание, самостоятельно процесс выполняться не будет.

Самый простой выход из ситуации - вручную запускать снятие резервов (из карточки обработки). Т.к. это очень неудобно, я покажу альтернативный вариант.

Суть его в следующем - в планировщике заданий Windows (ПЗ) создадим задачу, которая по расписанию будет запускать 1С с необходимыми параметрами и автозапуском. После того, как продукт отработает и снимет все необходимые резервы, служебный сеанс 1С самостоятельно закрывается.

Открываем ПЗ:

Создаем простую задачу.

Выбираем периодичность выполнения задачи.

Настраиваем расписание.

Выбираем что именно должна делать задача:

В качестве программы выбираем запускной файл 1С (если у вас установлено несколько релизов платформы, то выбирайте самый последний релиз).

Также необходимо обязательно указать параметры запуска в таком виде:

Здесь использованы следующие конструкции:

• ENTERPRISE - нужно запустить именно режим предприятия (не конфигуратор),
• /DisableStartupMessages - отключить сообщения при запуске системы,
• после /F указан каталог файловой базы,
• после /N и /P указывается логин и пароль пользователя,
• после /Execute указан путь к обработке.

Имя пользователя и каталог базы можно взять из справки по программе:

На следующем шаге нажимаем Готово .

При первичном запуске ПЗ задач в запущенном сеансе 1С появится сообщение безопасности:

Нужно нажать Да, в дальнейшем запуск будет отрабатывать полностью автономно.

Возможность зарезервировать что-то до принятия решения о покупке, распространяется больше на штучные непродовольственные изделия: бытовая техника, электроника, компьютеры, автомобили и запчасти к ним и т. д. Однако современные системы автоматизации бизнес-процессов, информационные системы (учетные программы ) позволяют вести учет зарезервированной продукции любой категории.

Зарезервировать можно тремя способами:

1. Оффлайн, придя в магазин и попросить отложить вещь на время. Часто это бывает в магазинах одежды: покупатель выбирает вещь, примеряет, подходящее что-то откладывает и идет в соседние бутики в поисках более подходящего варианта.
2. Онлайн. В этом случае покупатель выбирает что-то в интернет-магазине, знакомится с характеристиками, отзывами других покупателей и откладывает. Обычно в таких случаях в интернет-магазине (ли на сайте продавца, если у него нет специального интернет-магазина) указывается, на какое время можно сделать резерв и другие условия.
3. По телефону. Обычно это бывает в том случае, когда покупатель является уже постоянным клиентом того или иного магазина, он прекрасно знает, что ему нужно, осведомлен об условиях продажи. Он просто звонит и говорит: вот это я куплю, но чуть позднее, никому его пока не продавайте. Часто в таком случае и сам предприниматель знает, кому и что нужно, часто речь идет о личном знакомстве такого покупателя (VIP-клиента) с предпринимателем.

Автоматизация резервирования товара

В настоящее время подавляющая часть бизнес процессов автоматизирована, в том числе, учет продукции , включающий в себя учет резервов и отложенных товаров. Автоматизировать эту часть учета можно тремя способами:

1. С помощью всем известной программы Excel . С ее помощью можно автоматизировать весь учет движения: поставки, внутрифирменное движение (со склада на прилавок), продажи, доставка покупателю. Также с помощью Excel можно автоматизировать учет брони.

С этой целью в соответствующих колонках, разделах, ячейках, которые относятся к определенным товарам и группам, необходимо делать соответствующие пометки – «Продано», «Доставка», «Резерв», «Оплата», «Предоплата», «Аванс» и пр. в зависимости от конкретной ситуации и конкретного бизнес-процесса.

Преимуществом применения Excel для учета отложенных заказов, как и всего учета, является доступность, легкость, возможности табличного процессора (программы), а также возможность подстраивать методы учета конкретно под нужды своего магазина.

Недостатком, причем, явным Exctlk является то, что, во-первых, человек, который будет заниматься вводом данных, должен иметь навыки работы с Excel уровня все-таки чуть повыше, чем обычный пользователь. Потому что необходимо будет самостоятельно выстроить таблицы, связать их, возможно, где-то применить формулы для расчетов.

Примечание

Кроме всего прочего, Excel – это все-таки, по сути, конструктор, из которого систему автоматизации придется делать самому вручную.

2. С помощью программы учета товаров (склад, продажи). Одним из оптимальных таких решений является онлайн-сервис «Бизнес.Ру» (). В программе уже решено и автоматизировано все, что связано с движением продукции, в том числе, с той, которая забронирована, но пока не куплены и, соответственно, не оплачены.

Очевидным и бесспорным достоинством таких программ является то, что, применяя их, предпринимателю не нужно ничего придумывать. А работать в этих программах легко и просто.

3. Интернет-магазин, через который производится продажа, может быть построен таким образом, что в нем кроме основных функций – выбор, оплата и пр. – может быть реализована функция резервирования.

В этом случае обычно бывает так, что человек выбирает то, что ему нужно, откладывает на определенное время, которое ему дается для принятия окончательного решения о покупке, по истечении которого человек оплачивает и забирает понравившийся ему товар.

Выбранное изделие на время резервирования может быть убрано с витрины (онлайн витрины), либо он может быть помечен специальным образом, например, плашкой «Резерв» или «Отложено». В любом случае, пока не истекло время резерва, никто его не сможет купить. При этом можно оставить функцию просмотра его характеристик, отзывов, комментариев и т. д.

Когда покупатель решает выкупить то, что пока отложил, он оплачивает покупку, например, с помощью онлайн платежа (банковской картой или с помощью электронных систем) и она доставляется по его адресу. Либо он приходит за ним в магазин, оплачивает уже там – тоже безналичным способом или наличными – и забирает.

Во всех трех случаях возможно информирование клиента о том, что такой-то товар для него отложен на такой-то срок. Проинформировать покупателя можно посредством SMS-сообщения, или электронного письма.

Автоматизация движения отложенных товаров в онлайн сервисе «Бизнес.Ру»

Время, на которое откладывается покупка, не ограничено, зависит от конкретной ситуации.

Кроме того, в онлайн сервисе можно создавать шаблоны документов, когда операции по резервированию товаров носят повторяющийся характер.

Заказ можно отложить не только по той причине, что кто-то из покупателей сделал предварительный заказ или попросил забронировать на время.

Возможно, предприниматель предполагает, что конъюнктура в определенной перспективе изменится, и спрос на какой-то конкретный товар или группу продукции увеличится, соответственно, поднимутся цены. Так как предпринимателю будет выгодно из-за этого продать товар не сейчас, а позже, он его может отложить. В «Бизнес.Ру» эта функция также реализована.

В магазине может быть множество заказов – десятки, сотни, в том числе, множество тех, которые предварительно резервируются. Может случиться так, что все товары зарезервированы, при этом, часть заказов отменены по каким-то причинам, но кто-то из менеджеров забыл или не успел удалить документ резерва.

И как раз в этот момент появляется реальный покупатель, готовый купить конкретное изделие прямо сейчас. В остатках, тем временем, его нет. В сервисе можно проверить состояние резервов, и, если кто-то из менеджеров забыл удалить документ о резерве при отказанном заказе, исправить эту ситуацию. Тем самым покупатель купит то, что ему нужно.

Разные права для разных пользователей

Очень важная функция, реализованная в «Бизнес.ру» – это установление разных прав для разных пользователей: кто-то может только просматривать наличие товаров, в том числе, зарезервированных, а кто-то имеет возможность вносить изменения, например, удалять документ резерва или корректировать его.

Это действительно важная функция: например, бухгалтеру необходимо знать информацию о наличии и остатков товаров в данный момент времени. Но ему совершенно незачем иметь возможность вносить изменения или удалять такие документы. Соответственно минимизируется вероятность ошибки (случайных или умышленных) при работе с движением товаров.

• 10 основных трудностей в работе неавтоматизированного склада

Также можно установить права для отдельных менеджеров. Один менеджер не сможет вносить изменения и, тем более, удалять документ о резерве, созданный другим менеджером, когда тот отложил товар для своего клиента. При наличии конкуренции между менеджерами эта функция может оказаться очень важной: каждый менеджер корректирует и удаляет только свои документы.

«Бизнес.Ру» и отложенные товары в интернет-магазине

Онлайн сервис «Бизнес.Ру» интегрирован в интернет-магазины: предоставляет полный набор инструментов для этого вида торговли. Здесь также эффективно реализована функция резервирования товаров: как только покупатель, находящийся по другую сторону монитора, сделал заказ на какую-то вещь, она тут же резервируется.

И даже если в течение короткого времени другой человек зайдет в интернет-магазин и захочет купить эту же вещь, то в остатках будет на 1 единицу меньше. А если эта вещь была в единственном экземпляре, то купить ее сможет только тот, кто сделал заказ.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Делается это автоматически.

Резервирование товаров на другом складе, в другом магазине

Еще одна очень важная функция, реализованная в онлайн сервисе «Бизнес.ру»: возможность резервирования товара на другом складе, в другом магазине.

К примеру, покупатель в каком-то обувном магазине торговой сети не нашел подходящий размер понравившейся ему обуви. Продавец (консультант, менеджер) может в режиме реального времени посмотреть и узнать, если в каком-то другом магазине это торговой сети нужный размер обуви.

Если нужный товар есть в другом магазине, например, на другом конце города, менеджер может его зарезервировать на тот случай, если покупатель согласен проехать в ту точку и купить нужную ему вещь, в данном случае, подходящую ему пару обуви, в том магазине. Соответственно, покупатель, отправляясь в другой магазин, будет уверенным в том, что там его ждет то, что ему нужно.

Причем, создавая документ о резерве, менеджер может сделать пометку в виде любого текстового сообщения. Например, «Покупатель Иванов И. И. приедет за парой обуви марки «123» в первой половине дня до 12.00». Соответственно, если к этому времени человек за ботинками не приедет (передумал, возможно, или расхотел ехать на другой конец города), их снимут с брони и смогут продать кому-то еще.